Gelecek Gönüllüler İçin Vize İşlemleri

Avrupa Gönüllü Hizmeti projesi kapsamında ilk kez gönüllü ağırlayacak olan ev sahibi kuruluşlar için, bu süreci daha sorunsuz geçirmeleri adına hazırlanmış olan bir yazı okuyacaksınız. Vize başvuru sürecind izleyeceğiniz adımları bilmeniz ve stressiz bir şekilde bu süreci yönetmeniz için aşağıda verilen kısa ve öz bilgileri dikkatlice okumanızı ve uygulamanızı öneriyoruz.

Ülkemize AGH kapsamında gelecek olan AGH gönüllülerinin vize işlemlerinde yardımcı olmak öncelikle koordinatör ve gönderen kuruluşun görevidir, ancak ev sahibi kuruluş olarak da vize işlemlerini kolaylaştırmak ve hızlandırmak için işbirliği halinde olmanız önem taşımaktadır. Nitekim ev sahibi kuruluş olarak sizin sorumluluğunuz, Türkiye Büyükelçiliği veya Konsolosluğuna verilecek olan Ulusal Ajans ve kuruluşunuzun hazırlayacağı bazı destekleyici belgeleri hazırlayıp gönüllüye ulaştırmaktan ibarettir.

Adım adım vize sürecine başlamadan önce birkaç hususa dikkat çekmek yerinde olacaktır:

  • AGH gönüllüleri vize başvurusu yaparken, gönüllülük yapacakları sürenin tamamını kapsayan bir vize talebinde bulunmalı ve bu şekilde vize almalıdırlar. Örneğin 05.04.2016-05.10.2016 tarihleri arasında Türkiye’de AGH gönüllüsü olarak projeye katılacak bir gönüllü, vize başvurusu yaparken bu dönemleri kapsayan bir başvuru yapmalı ve bu şekilde vize almalıdır. Aksi takdirde Türkiye’de ikamet izni alırken sorun yaşamakta ve işlemleri yapılamamaktadır, bu da projesini tehlikeye sokmaktadır.
  • Proje bütçesi dahilinde bir harcama olan vize masraflarına ait tüm harcamalara (seyahat, vize harcı, vb.) ait belge, fiş/faturaları saklamalı daha sonra koordinatör kuruluşa vermelidir. Eğer koordinatör kuruluş sizseniz, gönüllü geldiğinde gecikmeden bu belgeleri almayı unutmayın. Aynı şekilde eğer koordinatör kuruluş, gönderen kuruluş ise ilgili dökümanları yurtdışındaki ortağınıza göndermeniz yerinde olacaktır.

Şimdi adım adım vize sürecinden bahsedelim:

  1. Projeniz onaylandıktan ve sözleşme imzalandıktan sonra işlemlere başlayabilirsiniz.
  2. Öncelikli olarak gönüllünüzün başvuru yapacağı büyükelçiliğin/konsolosluğun internet sitesinden ne şekilde başvuru yapacağı ve hangi bilgi ve belgelere ihtiyacı olduğunu araştırması gereklidir. Kişisel belgelerin hazırlanması tamamen gönüllünün sorumluluğundadır, gerekiyorsa gönderici kuruluşu ile bu süreçte iletişim halinde olup, yardım alabilir.
  3. Ev sahibi kurum olarak gönüllünüz için hazırlayacağınız davet mektubu ve destekleyici diğer evraklar için gönüllünüzün kişisel bazı bilgilerine ihtiyaç duyacaksınız. Bunun için kendinizin hazırladığı bir dosya formatı kullanarak ve de kişisel kimlik kartı ve pasaportunun taranmış hallerini de isteyerek arşivlemeniz süreçte işlerinizi kolaylaştıracaktır. Resmi evrakları düzenlerken ihtiyaç duyacağınız bilgiler:

AGH Gönüllüsünün;

  • Adı ve soyadı,
  • Doğum yeri ve tarihi (Gün/ay/yıl)
  • Pasaport bilgileri (Pasaportun taranarak gönderilmesi işinizi kolaylaştıracaktır.)
  • Hangi şehirde bulunan Türk Konsolosluğuna başvuru yapacağı,
  • Gönüllünün kendi ülkesindeki ikamet adresi, telefon numarası ve e-posta adresi,
  • Acil durumlarda ulaşılacak kişi adı-soyadı, yakınlığı, ikamet adresi, telefon numarası ve e-posta adresi.

Tüm bu bilgileri gönüllünüzden e-posta aracılığıyla isteyebilirsiniz. E-postayla birlikte pasaportunu ve kimlik kartını taranmış halini de eklemesini isteyiniz.

  1. Bu süreçte gönüllünüzden bilgileri beklerken, gönderen kuruluş ile de irtibata geçip, gönüllünün sigorta girişinin yapılıp yapılmadığını kontrol ediniz ve Sigorta Kayıt Numarasını ve sigortası ile ilgili kanıtlayıcı belgeleri isteyiniz. 

(AGH gönüllülerine proje süresince yararlanmak üzere Cigna sigortası yapılmaktadır ve bu gönderici kuruluşun (veya koordinatör kuruluşun) sorumluluğundadır. Ev sahibi kuruluş olarak bunu da gönüllünüzle ilgili dosyada arşivlemeniz yararınıza olacaktır.)

  1. Gönüllünüzden kişisel bilgi ve belgelerini ve gönderici kuruluştan sigorta kayıt numara bilgisini aldıktan sonra, Ulusal Ajansa “AGH Gönüllüsü Bilgi Tablosu” adlı dosyayı doldurup göndermeniz ve vize için kolaylaştırıcı bir yazı almanız gerekmekte.

Bu belgeyi size proje ile ilgili bilgi e-postalarının birinde Ulusal Ajans uzmanları tarafından daha önce gönderilmemişse, agh@ua.gov.tr adresine bir e-posta atarak isteyebilirsiniz.

Belgeyi doldurduktan sonra, kuruluşunuzun antetli kağıdına hazırladığınız bir üst yazıyı (dilekçe), Gönüllü Bilgi Tablosu ve gönüllü pasaport fotokopisini ekleyerek Ulusal Ajans’a posta ile göndermelisiniz. Aynı zamanda süreci hızlandırmak adına, yazınızı ve eklerini projenizle ilgilenen uzmana ve agh@ua.gov.tr adresine gönderebilirsiniz. Bu yazışmaların yanısıra, projenizle ilgili oluşturulmuş olan Mobility Tool’ da gönüllü bilgileri için ayrılmış bölüme gönüllüye ait bilgileri girmeniz gerekmektedir. Mobility Tool’da gönüllü bilgilerini doğru bir şekilde girmediyseniz, kolaylaştırıcı yazıyı Ulusal Ajans’tan alamazsınız.

Vize kolaylaştırma yazınız, orijinal belge ulaştıktan sonra hazırlanacak olup, size e-imzalı bir kolaylaştırma yazısı ilgili uzman tarafından önce e-posta ile daha sonra da normal posta yoluyla adresinize gönderilecektir.

Bu kısımda size gönderilen belgedeki gönüllüye ait bilgilerde bir yazım hatası olmamasına çok dikkat ediniz. Bilgilerde herhangi bir eksiklik ya da yazım hatası var ise yine ilgili uzman ile iletişime geçip, düzeltme talep ediniz.

Bu yazı sayesinde gönüllünüzün kendi ülkesindeki Türkiye Büyükelçiliği/Konsolosluğundaki vize işlemleri daha kolaylıkla gerçekleşmesi amaçlanmaktadır. Ama unutulmamalıdır ki bu AGH ve proje hakkında bazı gerekli bilgileri içeren resmi nitelikli bir yazı olmasının ötesine geçip, vize garantisi sağlamamaktadır.

  1. UA’ dan alınan bu yazının yanı sıra sizin de ev sahibi kurum olarak İngilizce ve Türkçe olarak bir davet mektubu hazırlamanız ve bu belgenin vize başvuru evrakları içinde yer alması şarttır. Çoğunlukla bu belgenin taranmış hali yeterli olmakla birlikte, siz ya da gönüllünüz tarafından başvuru yapılacak konsolosluğun sitesinden bu belgenin aslının da istenip istenemediğini kontrol etmeniz daha sağlıklı olacaktır ve zaman kaybının önüne geçecektir.

Davet mektupları temel olarak gönüllüye, projeye, projenin yürütüldüğü programa ait bilgileri, gönüllünün seyahat, konaklama ve yeme-içme gibi temel ihtiyaçlarının proje süresince kimin tarafından ve nasıl karşılanacağı, ilgili kurum ve kişi bilgileri gibi başlıkları içerse de yine de başvuru yapılacak konsolosluk sitesinden davet mektubu içeriği ve hangi dilde yazılması bekleniyor kontrol edilmelidir. Örnek davet mektubuna ihtiyaç duyarsanız bize mail gönderip, isteyebilirsiniz (info@gonulluhareketi.org)

  1. Yukarıdaki iki belgeyi yani kurumunuzca hazırlanmış davet mektubu ve UA tarafından gönderilen vize kolaylaştırma yazısını gönüllünüze e-posta ile göndererek vize başvuru sürecinde gönüllünüze temin etmeniz gereken belgeleri tamamlamış olacaksınız.

Bundan sonraki süreçte gönüllünüz, sizin gönderdiğiniz belgeler ve kendi kişisel belgeleri ile vize başvurusunu yaparak sonucu bekleyecektir. Sonucun ne kadar süre sonunda belli olacağı başvuru yapılan konsolosluğun yoğunluğuna ve başvuru yapılan zamana göre farklılıklar gösterebilmektedir.

Yukarıdaki bilgilerin size yol gösterici olmasını ve işinizi biraz da olsa kolaylaştıracağını umuyoruz. Hızlı ve sorunsuz bir vize süreci sonrasında, başarılı, keyifli ve verimli bir proje gerçekleştirmenizi gönülden diliyoruz.

Herkes duysun diye...Share on Facebook7Tweet about this on TwitterShare on Google+0Share on LinkedIn0Share on Tumblr0Pin on Pinterest0Email this to someone

yorumlar

Bir Cevap Yazın