AGH’de Kalite ve Süreç Yönetimi

Türkiye Ulusal Ajansı tarafından akredite kuruluşlar ile paylaşılan ve AGH projelerinin kalite ve süreç yönetimine dair olan hatırlatma notunu aşağıda bulabilirsiniz:

  1. Gönüllü çağrısına çıkarken ‘’Türkiye’de Yaz Fırsatı’’  –  ‘’Yaz Tatilinizi Türkiye’de Geçirin’’ gibi başlıklarla gönüllü arayışına girmek gerek ‘’Gönüllülük’’ ruhuna gerekse Program Rehberi ve AGH Şartı’na uygun değildir.
  2. Gönüllü çağrılarında ‘’cinsiyet, pasaport türü’’ gibi detayların belirtilmesi uygun değildir. Özellikle ‘’yeşil pasaportlu katılımcı’’ çağrıları, eğer çok spesifik bir durum varsa ve son dk. iptaller yaşanıyorsa belirtilmeli ve genel bir uygulamaya dönüştürülmemelidir.
  3. Size ulaşan bir genci AGH hakkında tam ve doğru bir şekilde bilgilendirme sorumluluğunuz vardır. Bilgi almak için size ulaşan gönüllü adaylarından hiç bir suretle pasaport türü vs sorulmamalıdır.
  4. Kuruluşlarınızda ev sahipliği yaptığınız gönüllüler için açık ve net görev tanımları yapılmalıdır. Bu tanımlar hem akreditasyon niyet beyanı, proje başvuru formu ve hem de İç Ortaklık Anlaşmalarındaki tanımlarla uyumlu olmalıdır.
  5. Gönüllüler haftalık-aylık izin haklarını faaliyetleri esnasında kullanmalıdır. Bu izinleri toplu olarak kullanmak suretiyle faaliyeti erken bitirmek gibi bir durum söz konusu değildir. Bu şekilde bir uygulama ancak ‘’force majeur – mücbir sebep’’ durumlar için söz konusu olabilir ve kesinlikle Ulusal Ajans’ın onayı alınmadan hareket edilmemelidir.
  6. Tüm kurum/kuruluşlarımız ev sahibi projelerinde kendilerine verilen gönüllü kontenjanlarına riayet etmekle yükümlüdür. Aksi durumların tespiti halinde akreditasyon iptali söz konusudur.
  7. Ulusal Ajans tarafından verilen bu ev sahipliği kontenjanları maksimum kapasite hakkınızı ifade etmektedir. Proje başvuru aşamasında Ajanslar tarafından bütçe revizyonları yapılırken proje özelinde kontenjanlarınız da revize edilebilir, talep ettiğiniz gönüllü sayılarında kesintiler olabilir.
  8. Gönderdiğiniz gönüllüleriniz için zorunlu eğitim döngüsü başta olmak üzere faaliyetlerinin takibi Gönderen Kuruluşların esas sorumluluğundadır. Giden gönüllülere sağlanan imkanlar (konaklama, yeme-içme, yerel ulaşım, mentor desteği , dil desteği) İç Ortaklık Anlaşmalarında belirtildiği şekliyle gerçekleşip gerçekleşmediği kontrol edilmedir.
  9. Gönderilecek gönüllülerin CIGNA sigorta girişleri ülkeden ayrılışlarından önce yapılmış olmalı ve sigorta poliçeleri kendilerine ulaştırıldıktan sonra yola çıkmaları sağlanmalıdır.
  10. Giden gönüllülerin mutlaka bir Ayrılış Öncesi Eğitimi’ne tabi tutulmaları gerekmektedir. Ulusal Ajans olarak sene içerisinde bu eğitimleri düzenlemekteyiz. Ancak takvimleri uygun olmayan gönüllü adaylarına bu eğitimler Gönderen Kuruluşlarca verilmelidir. Bu eğitimler mümkün olduğunca yüzyüze ve en az yarım gün veya 1 gün sürecek şekilde planlanmalıdır. Gönüllü adayları gitmeden önce proje konuları ve diğer pratik düzenlemeler hakkında detaylı bir şekilde bilgilendirilmelidir.
  11. Web sayfamızda yer alan kaynaklar bu amaçla kullanılabilir; http://ua.gov.tr/basin-odasi/yay%C4%B1nlar/kitaplar
  12. Bu kaynakların içinde ‘’AGH Bilgi Paketi’’ – ‘’ AGH’den Ne Beklemeliyim’’ ve ‘’Youthpass Klavuzu’’ gönüllülerinizle birlikte incelenebilir.
  13. Vize – Oturma İzni yazı talepleri faaliyet tarihinden en az 30 gün öncesinden Başkanlığımıza gönderilmelidir.
  14. Mobility Tool+ sisteminde bilgi girişleri güncel tutulmalıdır.
Herkes duysun diye...Share on Facebook14Tweet about this on TwitterShare on Google+0Share on LinkedIn0Share on Tumblr0Pin on Pinterest0Email this to someone

yorumlar